非ネイティブのためのビジネスメールの書き方

こんにちは、「Engram(エングラム)」です！

このブログを読んでくださってる皆様には、英語を母国語としない方が多いと思われます。ビジネスメール(Business email)は、効果的なコミュニケーションのために非常に重要な手段なので、Eメールを書くときにビジネスマナーを守って効率的な構造で作成することが大切です。

今回は、「Engram」が用意したビジネスメールの書き方について皆様に共有し、ビジネスマナーに合わせて内容をより効果的に伝える方法についても紹介したいと思います。

もし、業務用途にメールを作成するときは、必ず会社のメールアドレスを使うようにします。例えば、Jane DoeがTall Shoesという会社で働いている場合、Eメールアドレスは、janedoe@tallshoes.comのような形式になります。

また、フリーランスの応募や、個人メールアドレスを使って就職活動をする場合は、信頼できるドメインのメールアドレスを利用する必要があります。Jane Doeの場合、jane.y.doe@gmail.comのように氏名と連関したアドレスにした方がいいです。skatergurl351@yahoo.comのようにカジュアルなイメージのメールアドレスは避けた方がいいです。

Eメールを送信する際に、参照(CC）・ブラインド参照(BCC)に関係者をいれるかについて決める必要があります。会社によっては、業務メールを送信するたびに上司全員を参照(CC）・ブラインド参照(BCC)しないといけないルールがある場合もあります。

以下は、最も一般的なビジネスメールの形式と作成プロセスです。

件名 (Subject line formatting)
始めの挨拶文 (Salutation)
序文 (Opening statement (introduction))
本文【用件】 (Body formatting)
締め文 (Ending statement (closing line))
締めの挨拶文 (Complimentary closing (sign-off))
電子署名 (Electronic signature formatting)
最終検収 (Proofreading)
注意事項 (What to watch out for (Don’ts))

英文ビジネスメールの構造 (Business email structure)

1. Email subject line: [Tall Shoes] Joint brand awareness campaign

2. Salutation: Dear Harry,

3. Opening statement (introduction): Nice to e-meet you. My name is Quincy, and I’m the social media manager at Tall Shoes. 4. Body of email: I am emailing to discuss the 2024 joint brand awareness campaign between Pink Dress Co. and Tall Shoes Inc. I would love to schedule a Zoom meeting to get to know the story behind your company and how we can work together in this collaborative campaign.

Please let me know if any of the following times work for you.

Wednesday, October 4th at 3:00 PM (EST)
Thursday, October 5th at 2:00 PM (EST)
Monday, October 9th at 3:00 PM (EST)

If none of these work for you, feel free to let me know the times that would work best for you.

5. Ending statement: I look forward to hearing back from you.

6. Complimentary closing (sign-off): Kind regards,

7. Electronic signature:

Quincy Adams
Social Media Manager
Tall Shoes Inc.
quincyadams@tallshoes.com
(555) 555-5555

(P.S. Don’t forget to proofread!)

件名 (Subject line formatting)

ビジネスメールの件名は、ひと目でわかるように簡潔かつ明確に書く必要があります。Eメールの件名、スペースを含めて27~52文字以内にに作成することをお勧めします。他社にEメールを送る場合、送信先がわかるように、括弧()【】表記を使って会社名を明記した方がいいでしょう。

[Tall Shoes] Inquiries about 2023 fall collaboration

[TopNail] Measurements for booth construction
[Lune Media] Subtitle guide for Arabic subtitles

メールの件名を書く際に、括弧で表記した会社名の次に位置する件名の最初の文字は大文字で書くようにします。上記の例で、「Inquiries」の最初の文字が大文字であることを確認できます。

求人応募のため志願書のEメールを送る場合、Eメールの件名には志願者の氏名、志願しようとする職務を明記し、採用関連の識別ナンバーがある場合は含めて書くようにします。こうすると、採用担当者は応募者のEメールをすばやく追跡し分類することができます。いくつかの例をみてみましょう。

Marketing Coordinator P4265 — Jane Doe
[Doe, Jane] Social Media Marketer Job Application
Jane Doe: Graphic Designer (H5965)

始めの挨拶文 (Salutation)

英文メールを作成するときは、宛名に対する軽い挨拶とともに書き始めるのが一般的です。普通の挨拶としては「Dear」や「Hello」が使われ、親密な関係の宛名には、「Hi」を使うこともできます。

宛名の氏名(名前)を知っているなら、名前を書いた方がいいです。そうでない場合は、チーム名や会社名を書きます。以下は、その例です。

Dear Melissa,
Hi Brian,
Hello Tall Shoes team,
Dear Marketing and Sales team,
Dear Ms. Smith, (American English)
Dear Ms Smith, (British English)
Dear Hiring Manager,

挨拶の最後には、カンマを必ず入れることを忘れないでください。ただし、宛名が不明の場合は、「Hello」を使って、その後にコンマを入れるようにします。

Hello,

しかし、会社全体を宛先としてEメールを送信する場合にも、具体的に特定の誰かを宛先として決めた方がいいです。

書き出し (Opening statement (introduction))

Eメールを初めて送る相手とコミュニケーションをとる場合は、Eメールの書き出しとして自分の紹介から始めましょう。会社の専門分野と自分の職務に対して簡単に説明することで、相手がメール内容や意図を把握することが容易です。

もし、相手とすでに面識がある場合には、いつどこで会ったか言及したり、以前に話し合った内容や会った理由などについて言及したりして、記憶がよみがえるようにする方法もあります。

次の2つの例を見ると、分かりやすいと思います。

Example 1 - 相手と面識がないか、初めてコミュニケーションする場合

My name is Randy, and I’m a public relations specialist at Tall Shoes Inc. I’m in charge of managing media and press releases regarding Tall Shoes, the industry leader in comfortable and affordable heels.

Example 2 - 相手と面識があるか、過去にコミュニケーションしたことがある場合

I’m Randy, the public relations specialist at Tall Shoes Inc. We met previously at the 2023 Jenkins Conference back in April where we briefly discussed a potential press release of Tall Shoe’s proprietary air compression technology that will be launched at the end of this year.

本文【用件】 (Body formatting)

Eメールの本文(用件)を作成する際、書式についてはどうすべきか迷うなら、最も安定的で確実な方法は、Eメールドメイン(Gmailなど)に設定されている基本フォント、サイズ、テキスト整列方式をそのまま使用することです。

ほとんどの場合、Eメールドメインはデフォルトの設定になっているため、問題が発生する可能性はありません。ただし、書式を直接指定したい場合は、以下に説明されているガイドを参照してください。また、上記の書き出し(Opening statement(introduction))も、メール本文と同じく書式を適用します。

テキストは、左揃えを基本とします。
Arial、Times New Romanなどの可読性の高い標準フォントを使用します。
フォントサイズは、10または12 サイズがいいです。必要に応じて、本文中に位置する題名は14または16サイズに設定します。

次は、本文作成時に守るべき書式に関する追加情報です。

一つの長い段落で書くより、複数の小さな段落に構成することをお勧めします。
インデントを使わずに、段落に分割して構成すると可読性がよくなります。
必要な場合、行頭文字や段落番号を活用して、ひと目で見やすいように作成します。
正しいスペル・大文字・句読点・文法で作成することが重要です。

メール本文を作成するときは、複数の短い段落に分ける方がいいです。ひとつの長い文章よりは、いくつかの文章に分けられている本文内容がもっと理解しやすいので、テーマと論理に合わせて段落を分けるようにします。

Eメールドメインから自動改行の機能を提供する場合は、1行が78文字を超えないように設定します。改行機能は長いテキストを簡潔に分割し、Eメールをより読みやすくします。ほとんどの電子メールドメインでは、自動改行機能を提供します。

短縮語は、一般的に許容されますが、あまり格式のない短縮形は使わない方がいいです。例えば、you'd(you would)、ain't(are not)、he's(he has)、wouldn't've(would not have)のような短縮形は使わないようにします。もし、ビジネスメールにどういった短縮語が許容されるかわからない場合は、一切使用しない方がいいです。可能な限りEメールを簡潔に作成するようにします。

仕事の状況では時間の問題で、必要以上に長いEメールはあまり読まれないこともあります。ただし内容の伝達に関係のない内容を排除していく形で、意図や情報を明確に提示しながらも、可能な限り簡潔に作成することが重要です

英語を母国語としない非ネイティブの人は、とりあえず母国語で伝えたい内容を書いてみるのもいいです。核心ポイントを母国語で簡単に整理し、文章の流れが論理的であるかを確認してみます。

締め文 (Ending statement (closing line))

締め文は本文の次に位置し、最後の段落として作成することもできます。以下の様々な締め文の中で、自分のメールに適したもの選んで使ってもいいです。

I am looking forward to hearing from you soon.
Thank you for your time and consideration.
Hope to hear back from you soon.
Thank you again for your help.
I would appreciate your immediate attention to this matter.
If I can be of any help, feel free to contact me.
I look forward to working together again in the near future.
Once again, I apologize for any inconvenience.
Please let me know if there’s anything else you need.
I look forward to our meeting next Wednesday.
Have a great weekend.
See you next Tuesday at the all-hands meeting.

締めの挨拶文 (Complimentary closing (sign-off))

締めの挨拶文は、電子署名の直前、締め文の次に書くことになります。以下は、ビジネスメールでよく使われる締めの挨拶文の例です。締めの挨拶文の最後には、必ずカンマ（,）を挿入しないといけないことを覚えてください。

Best regards,
Sincerely,
Kind regards,
Best,
Thank you,
Regards,

電子署名【差出人名】 (Electronic signature formatting)

電子署名(差出人名)は、締めの挨拶文の後に表記することになります。署名には、本人の名前、役職、部署・会社名、連絡先の情報が含まれ、連絡先情報にはメールアドレス、電話番号、住所を明記する必要があります。また、選択的に自分の写真を追加することもあります。以下の例を参考してください。

Ernest Lowe
Sales AssociateTall Shoes Inc.
+1 (777) 777-7777 ext. 777
ernest@tallshoes.com

Vicky J. Patel
Music ProducerBeast Beats
Mediavickypatel@beastbeats.co
99999 Nine Street, Ninecity, CA 99999-9999

もし、フリーランサーとして働いているか、現在就職中である場合は、自分の名前、担当する仕事情報および連絡先情報を示すこともできます。署名に自分の専門的な分野と関わるイメージを入れる場合もあります。

Melody Wang
Independent Reporter
melody.wang@gmail.com
(111) 111-1111

Lee Harris
Prospective software
engineerleejohnharris@gmail.com
+1 (222) 222-2222

Eメールに電子署名に追加するには、直接手動で作成するか、Eメールドメインの設定ページから設定する方法があります。設定後には、Eメール作成時に自動的に署名が追加され、差出人名の情報や連絡先を毎回作成しなくてもいいです。

最終確認 (Proofreading)

作成を完了した後は、必ずメール全体をもう一度確認るようにします。英語のネイティブでさえ、スペルミスや間違った文法でメールを書くことがあるので、慎重に表現を確認しながら再度読んでみることが大事です。だれもいないところで、大声を出して読んでみるのもいい方法です。

Eメールの重要度によっては、オンライン英語文法校正サービスである「Engram」、「Grammarly」、「ProWritingAid」などを利用して、直接書いた英文メールに問題がないか確認することも可能です。また、英語が上手い知り合いに頼んで最後チェックをすることも方法の一つです。

注意事項 (What to watch out for (Don’ts))

以下は、ビジネスメールの作成にあたっての注意事項となります。

Don’ts

ネットスラング、略語、礼儀正しくない言語や表現は使わないでください。
華麗すぎる、もしくは難しい単語も使わないでください。ビジネスメールで重要なことは、意思や意図を伝えることで、言葉を飾る必要はありません。
すべての文字を大文字で書かないようにします。非英語圏の人は、たまに強調しようとする文章や単語を全部大文字で書くこともありますが、これは受信者に対して失礼な態度になる場合があります。
感嘆符(!)を使わないようにします。たまに使うのは大丈夫ですが、すべての文章に感嘆符を付けたり、連続で書くことは避けてください。
Eメールの本文にイメージを添付しないでください。送信したEメールがスパムに分類される可能性があります。すべての画像は、添付ファイルとして送信し、ファイル名を明確に指定してください。
Eメールに感情が入った表現は、さけてください。受信者に誤解を招くおそれのがあるため、理性的で専門的な態度をとってください。

色んなビジネス状況に合わせた専門的なメールの例示が必要な場合は、How to Write a Business Emailを確認してみましょう。このページには、次のような状況に関する専門的なEメールの例示があります。